FIRMA ELETTRONICA NOTARILE SU ORIGINALI ANALOGICI UNICI - Risoluzione 220 del 13 agosto 2009

Ai fini fiscali i documenti originali unici conservati in formato elettronico richiedono ancora la sottoscrizione del notaio. Il documento creato con strumenti informatici ma senza riferimento temporale e firma digitale è da considerare analogico e come tale deve essere o materializzato su supporto fisico oppure se ne deve acquisire l'immagine anche attraverso lo spool di stampa. Ai fini della conservazione sostitutiva il processo teminerà con l'apposizione di firma digitale e di marca temporale sull'insieme di documenti da conservare e non necessariamente sul singolo documento. I procedimenti di conservazione sostitutiva delle copie devono seguire le norme previste dall'articolo 4 del Dm 23 gennaio 2004 in quanto il codice dell'amministrazione digitale (CAD) non se ne occupa. In realtà il decreto anticrisi aveva modificato il CAD proprio in tema di copie prevedendo la legittima sostituzione di un documento analogico originale con una copia informatica sottoscritta elettronicamente dal detentore e in tema di analogici originali unici aveva chiarito che un Dpcm (ancora da emanare) dovrà circoscrivere ai soli fini pubblicistici quali saranno i documenti che necessiteranno ancora della sottoscrizione elettronica del pubblico ufficiale (ad esempio un notaio) anziché dello stesso detentore. A tale proposito l'Agenzia afferma che le disposizioni del Dm 23 gennaio 2004 siano in ogni caso da considerarsi norma speciale per quanto attiene gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Pertanto, ai fini fiscali ai documenti analogici originali unici l'Agenzia ritiene non si applichino le novità semplificatrici apportate dal decreto anticrisi e pertanto occorrerà ricorrere ancora alla sottoscrizione elettronica notarile.

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