La gestione distinte effetti automatica è una funzionalità che può essere attivata all’interno dei gestionali contabili Passepartout. Si tratta di un archivio che viene popolato in caso di emissione effetti in modalità definitiva e che consente di gestire l’evoluzione dello stato dei singoli effetti presenti in distinta, ossia la contabilizzazione e l’eventuale rilevazione di insoluti. Per approfondimenti sulla funzione si rimanda alla pillola “Gestione distinte”.

La funzione si basa sul concetto di “conto transitorio” ossia un conto di appoggio utilizzato in fase di emissione effetti. La movimentazione del conto banca definito come “ordinario” (in cui viene rilevato contabilmente l’accredito o l’addebito) verrà effettuata solo alla data di scadenza e/o valuta, attraverso la “contabilizzazione”.

Al momento tale funzione non è disponibile per le aziende che gestiscono lo scadenzario a partite. L’attivazione della gestione distinte effetti automatica avviene tramite il parametro contabile Distinte Automatiche:

• in modalità automatica per le aziende create a partire dalla versione 2023C, a condizione che l’azienda gestisca lo scadenzario a documento e NON quello a Partite;
• manualmente da parte dell’utente, per le aziende già esistenti prima della versione 2023C, accedendo al menu Servizi – Variazione – Variazione parametri aziendali e solo se è attivo lo scadenzario a documento e NON quello a Partite.

In questo caso l’utente potrà procedere con le nuove emissioni effetti per i soli effetti ancora da pagare (in stato “ “ vuoto) e potrà eventualmente concludere l’eventuale emissione “da portafoglio a banca” di effetti emessi con la gestione precedente.

Per quanto riguarda le operazioni preliminari, si segnalano alcune peculiarità riguardo la codifica delle banche aziendali. In particolare, considerato che la gestione, come detto in precedenza, si basa sul concetto di “conto transitorio”, è necessario associare a ciascun conto “ordinario” i relativi conti di appoggio da utilizzare in fase di emissione effetti.

Per far ciò, nella tabella banche (menu Contabilità – Banche) occorre prima di tutto marcare i conti correnti bancari ordinari, premendo il pulsante Ulteriori dati [F5] e selezionando l’opzione c/c Ordinario nel campo Conto corrente.

Dopo aver confermato con OK [F10] l’anagrafica della banca, rientrando risulterà attivo il pulsante Conti emissione effetti [Shift+F6], tramite il quale codificare il conto o i conti transitori da utilizzare in fase di emissione effetti (RIBA, RID e MAV).

Nella sezione superiore intitolata Conto corrente ordinario viene indicato automaticamente il conto contabile e l’IBAN della banca il cui conto è stato definito come “ordinario”. Nella sezione sottostante intitolata Conti/iban correlati è possibile definire la coppia formata dal Conto transitorio+IBAN.

Il conto contabile, che verrà accreditato in fase di emissione della distinta effetti:

• deve essere di tipo Patrimoniale Generico;
• può non essere classificato in “Anagrafica piano dei conti” di tipo “B” banca (come ad esempio “Effetti in portafoglio” oppure “Effetti s.b.f”);
• non può essere associato ad un “c/c ordinario” in “Contabilità – Banche”.

L’IBAN deve avere lo stesso ABI e CAB del conto ordinario, al fine di poter recuperare alcune informazioni essenziali come ad esempio: il codice CUC, il codice SIA e il campo Firma azienda. Di norma deve essere lo stesso IBAN associato al conto corrente ordinario.

La medesima tabella è disponibile dall’apposita voce di menu Contabilità – Tabelle – Conti emissione effetti.

Per quanto riguarda la fase di emissione effetti si specifica che:

• nell’anagrafica banca (a pag.2/2), non è necessario specificare il percorso in cui verranno salvati i file generati dall’emissione effetti, in quanto il file generato viene salvato sia in una cartella locale ben definita, sia in una cartella server dell’installazione per essere copiato in locale in qualsiasi momento. Tali file potranno così essere prelevati in fase di caricamento della distinta in Home Banking;
• le distinte e gli insoluti vengono numerati automaticamente. I numeratori si gestiscono dal menu Azienda – Anagrafica azienda, pulsante Dati aziendali [F4], sezione Numeratori registri iva e documenti, pulsanti Numeratore distinte [Shift+F7] e Numeratore insoluti [Shift+F8]. Si tratta di numeratori annuali-solari che vengono incrementati automaticamente dalla funzione di emissione effetti eseguita in definitivo e dalla funzione di generazione insoluto. Si consiglia di non modificare in alcun caso i numeratori.

La procedura di emissione distinta è analoga a quella vista in caso di azienda senza la Gestione distinte. Le principali differenze sono le seguenti:

• nella prima videata di filtro delle rate, nel campo Stato scadenza è possibile selezionare solo rate in stato Da emettere (stato “ “ vuoto in scadenzario);
• nella terza videata di impostazione dei parametri di emissione distinta, nel campo Conto presentazione viene richiamata la lista dei “conti-IBAN” transitori, nel caso in cui si stia emettendo una distinta RIBA, RID o MAV; nel caso di emissione bonifici, invece, tramite il campo viene visualizzato l’elenco dei c/c ordinari bancari;
• sempre nella terza videata, il campo Nome archivio può essere lasciato vuoto. In questo caso il file da caricare in Home Banking verrà automaticamente salvato nella cartella c:\effetti\aaaa\formato file (txt oppure xml)\siglaazienda\nome file_data emissione.siglaazienda, oltreché in una cartella del server;
• la registrazione contabile di emissione distinta non è eliminabile da Revisione primanota, ma solo attraverso le funzionalità disponibili nella Gestione distinte, richiamabile anche da Revisione primanota. Può, invece, essere revisionata da Revisione primanota, ad eccezione dei dati fondamentali necessari per identificare correttamente la registrazione nell’archivio delle distinte (ad esempio data registrazione, conti contabili e relativi importi).