Di seguito viene riportata l’operatività da seguire per poter emettere le ricevute bancarie. La stessa operatività può essere seguita per l’emissione dei MAV.

Prima di procedere alla generazione delle RIBA è buona norma verificare di aver correttamente impostato:

• in Contabilità – Immissione/Revisione primanota le date di scadenza dei documenti e le tipologie di pagamento (“R” per RIBA e “V” per MAV);
• in Contabilità – Banche i dati riguardanti le banche aziendali: IBAN (oppure ABI e CAB), Firma azienda e Codice SIA (per approfondimenti si rimanda al paragrafo “Banche”);
• in Contabilità – Rubrica clienti/fornitori le coordinate bancarie della banca di appoggio del cliente (per RIBA\MAV sono sufficienti ABI-CAB); per approfondimenti si rimanda al paragrafo “Condizioni commerciali clienti e fornitori”.

Successivamente, per generare il file della distinta RIBA, occorre accedere al menu Contabilità – Incassi e Pagamenti – Gestione effetti – Emissione RIBA.

La videata è suddivisa in tre sezioni:

• Selezioni di stampa: in questa sezione occorre selezionare la tipologia di operazione e lo stato delle rate di scadenzario da filtrare. Per quanto riguarda la tipologia di operazione, oltre all’emissione della distinta RIBA a clienti, è possibile effettuare il pagamento massivo di RIBA ricevute da fornitori. Lo stato delle rate da includere in distinta, invece, può essere “Da emettere” (stato “ “ vuoto in scadenzario) o “In Portafoglio” (stato “e” in scadenzario);
• Selezioni scadenze e documenti: i campi di questa sezione consentono di filtrare le rate in base alle caratteristiche delle scadenze e dei documenti. Ulteriori campi di filtro sono disponibili premendo il tasto funzione Ulteriori selezioni documenti [Shift+F5];
• Selezioni Clienti: i campi di questa sezione consentono di filtrare le rate in base alle caratteristiche dell’anagrafica cliente. Il campo Codice Cliente consente di effettuare una selezione multipla dei codici cliente. Ulteriori campi di filtro sono disponibili premendo il tasto funzione Ulteriori selezioni anagrafiche [Shift+F4].

Impostate le selezioni, confermando la maschera con Ok [F10] si accede alla videata contenente l’elenco degli effetti, filtrati in base ai parametri di selezione:

Il programma imposta automaticamente il flag in corrispondenza degli effetti che soddisfano i parametri di selezione preimpostati (visualizzati nella parte superiore della videata). Nel caso in cui sia stato valorizzato il campo Limite importo nella videata precedente, il programma seleziona gli effetti fino al raggiungimento, per difetto, di tale importo.

Nel caso in cui nelle condizioni di pagamento dell’anagrafica del cliente sia stato impostato il campo Raggruppamento effetti a Si, le rate di scadenzario del cliente aventi stessa data scadenza vengono raggruppate e contraddistinte dall’icona . Cliccando sull’icona viene visualizzato il dettaglio degli effetti “raggruppati”.

La colonna “Info” appare solo nel caso in cui siano presenti delle “possibili problematiche” che potrebbero compromettere l’emissione del file elettronico.

L’icona riportata accanto agli estremi della nota di credito sta ad indicare che il documento ha generato delle rate negative. Se il cliente gestisce il raggruppamento degli effetti ed è presente, a parità di data scadenza, anche una rata positiva, verrà emesso un effetto pari alla somma algebrica dei due effetti (importo rata riportato in corrispondenza della riga di raggruppamento).

Nel caso in cui l’icona sia riportata accanto ad un effetto non raggruppabile, tale effetto non potrà essere emesso (ad eccezione delle rate clienti negative in caso di emissione bonifici).

L’icona avvisa l’utente che nell’anagrafica del cliente non sono state compilate le relative coordinate bancarie oppure sono presenti delle coordinate errate, necessarie per effettuare la corretta generazione dell’effetto in formato elettronico (fatta eccezione per l’emissione delle ricevute bancarie per le quali sono sufficienti ABI e CAB).

Per compilare le coordinate bancarie del cliente è sufficiente posizionarsi sulla riga dell’effetto e premere il pulsante Modifica anagrafica cliente [F4], per accedere all’anagrafica del cliente.

Nel caso in cui vi fosse la necessità di modificare i riferimenti della rata di scadenzario, è possibile accedere in revisione della relativa registrazione contabile tramite il pulsante Modifica documento [F5].

Una volta selezionati gli effetti da includere in distinta, occorre premere il pulsante Emetti distinta [F10].

Nel caso in cui, tra gli effetti selezionati, siano presenti clienti con coordinate bancarie errate o incomplete il programma presenta la seguente videata.

In questo caso, il programma consente di procedere all’emissione della distinta:

• escludendo gli effetti con coordinate bancarie errate e/o incomplete oppure
• di emettere la distinta “ai soli fini contabili” (stampa distinta, generazione operazione contabile e aggiornamento delle rate di scadenzario). In questo secondo caso, se nel campo “Nome archivio” viene indicato il “nome file”, il programma genera anche il file (che in questo caso non deve essere trasmesso alla banca). Nel caso in cui non venga specificato il nome file, il programma consente di proseguire ugualmente.

Successivamente si accede alla seguente videata:

Relativamente ai campi presenti nella videata si specifica quanto segue:

• Il campo Operazione definitiva consente di scegliere se emettere la distinta in prova oppure in definitivo. Se si appone il flag sul campo, il programma genera il file della distinta, la registrazione contabile e aggiorna lo stato delle rate in scadenzario, in base all’opzione scelta nel campo Emissione, ossia Pagato il (P), Esposizione (E) oppure in Portafoglio (e);
• Nel campo Conto presentazione occorre richiamare il conto su cui verranno accreditati gli effetti. Se viene richiamato un conto banca collegato ad un IBAN nella Tabella banche, il programma valorizza automaticamente ulteriori campi (precedentemente valorizzati nella Tabella banche), quali: Banca, Iban ordinante, Firma azienda, Codice SIA, Banca sulla distinta, Nome archivio Riba. In caso contrario, tali campi dovranno essere compilati manualmente;
• Il campo Conto giro portafoglio è compilabile solo nel caso in cui siano state selezionate rate in stato in Portafoglio (e). Tale situazione si presenta quando l’azienda emette la distinta scegliendo di attribuire alle rate lo stato in Portafoglio (e). In questo caso, nel campo Conto presentazione andrà richiamato un conto di appoggio (ad esempio 208.00001 EFFETTI PORTAFOGLIO <12mesi) e nel campo Banca andrà richiamata la banca da accreditare alla data scadenza delle RIBA; successivamente alla data di scadenza delle RIBA, se l’incasso è andato a buon fine, occorrerà azzerare il conto di appoggio e accreditare il conto banca. Pertanto sarà necessario simulare un’ulteriore emissione distinta impostando nella prima videata il campo Stato scadenza a in Portafoglio (e), in modo tale da filtrare solo le rate precedentemente portate in portafoglio. In questo caso nell’ultima videata sarà possibile scegliere nel campo Emissione, solo gli stati Pagato il (P) oppure Esposizione (E). Per eseguire correttamente in contabilità il giroconto dal conto di appoggio al conto ordinario occorre richiamare nel campo Conto presentazione il conto ordinario banca e nel campo Conto giro portafoglio il conto di appoggio (ad esempio 208.00001 EFFETTI PORTAFOGLIO <12mesi); infine, solo in questa casistica è possibile selezionare il parametro Dettagliato per riportare nella scrittura di giroconto il dettaglio degli effetti;
• Nella sezione centrale della videata intitolata Operazione primanota occorre impostare la Data registrazione ed eventualmente una Descrizione operazione e un Numero distinta che verranno riportati in testata della registrazione contabile;

Confermando la videata con OK [F10] verrà visualizzata la stampa della distinta:

Se l’emissione è stata effettuata in definitivo, viene:

• generato il file da caricare nell’Home Banking della banca (che viene salvato al percorso indicato nel campo Nome archivio Riba);
• generata la registrazione in primanota e aggiornato lo stato delle rate di scadenzario.